Po výběru XLSX souboru se zdroji dokladů a kliknutí na tlačítko „Importovat soubor“ jsou zpracována data pouze z prvního listu.
Zpracování souboru začíná na 8. řádku a importována jsou data z následujících sloupců:
•Prioritní osa - sloupec A (povinný údaj)
•Číslo projektu - sloupec B (povinný údaj)
•Pořadové číslo dokladu - sloupec C, v IS APAO položka s názvem "Referenční číslo" (atribut dokladu) (povinný údaj)
•Typ dokladu - sloupec D, v IS APAO položka s názvem "Typ" (vazba u dokladu) (povinný údaj)
•Číslo dokladu - ŽoP/HN - sloupec E, v IS APAO položka s názvem "Číslo" (atribut dokladu)
•Typ dokladu-číselník - sloupec F, v IS APAO položka s názvem "Typ - číselník" (atribut dokladu)
•Datum dokladu - sloupec G, v IS APAO položka s názvem "Datum dokladu" (atribut finančního zdroje)
•Datum položky - sloupec H, v IS APAO položka s názvem "Datum položky/zaúčtování" (atribut finančního zdroje) (povinný údaj)
•Kurz dokladu - sloupec I, v IS APAO položka s názvem "Směnný kurz" (atribut finančního zdroje) (povinný údaj)
•Fond - sloupec J (povinný údaj)
•Kategorie regionu - sloupec K, v IS APAO položka s názvem "Kategorie regionu" (vazba u finančního zdroje) (povinný údaj)
•Účetní rok - sloupec L, v IS APAO položka s názvem "Účetní období" (vazba u finančního zdroje) (povinný údaj)
•Období certifikace - sloupec M, v IS APAO položka s názvem "Období certifikace" (vazba u finančního zdroje)
•Odloženo - sloupec N, v IS APAO položka s názvem "Odloženo" (atribut finančního zdroje) (povinný údaj)
•Typ procesu - sloupec O (povinný údaj)
•Stav procesu - sloupec P, v IS APAO položka s názvem "Stav procesu" (vazba u finančního zdroje) (povinný údaj)
•Datum odeslání certifikace/ Datum odeslání účtů - sloupec Q, v IS APAO položka s názvem "Datum certifikace" (atribut finančního zdroje)
•Typ položky - sloupec R, v IS APAO položka s názvem "Typ položky" (vazba u finančního zdroje)
•EU podíl - sloupce S (EUR) a T (Kč), v IS APAO zdroj financování = "Příspěvek Společenství" (atributy finančního zdroje)
Pokud je uvedena částka k tomuto zdroji, musí být uvedena alespoň v řídící měně OP.
Pokud jsou obě částky uvedené k tomuto zdroji (v EUR, v Kč) nulové, zdroj se nezaloží.
•Národní veřejné zdroje celkem - sloupce V (EUR) a W (Kč), v IS APAO zdroj financování = "Finanční prostředky ze státního rozpočtu" (atributy finančního zdroje)
Pokud je uvedena částka k tomuto zdroji, musí být uvedena alespoň v řídící měně OP.
Pokud jsou obě částky uvedené k tomuto zdroji (v EUR, v Kč) nulové, zdroj se nezaloží.
•Soukromé zdroje - sloupce Z (EUR) a AA (Kč), v IS APAO zdroj financování = "Soukromé financování" (atributy finančního zdroje)
Pokud je uvedena částka k tomuto zdroji, musí být uvedena alespoň v řídící měně OP.
Pokud jsou obě částky uvedené k tomuto zdroji (v EUR, v Kč) nulové, zdroj se nezaloží.
Číslo projektu ve sloupci B určuje projekt, do kterého se zdroj dokladu nahraje.
Pokud není k projektu připojena prioritní osa či fond, systém k danému projektu připojí danou prioritní osu/fond.
Importují se pouze záznamy s Typem procesu = "Certifikace".
Pokud se nejedná o soubor odpovídající struktury (např. hodnoty jednotlivých buněk nesplňují předepsané datové typy, nebylo dodrženo pořadí zpracovávaných sloupců atd.), systém označí soubor stavem "Nevalidní" a daný soubor nezpracovává.
Pokud zpracovávaný záznam nesplňuje některou z kontrol, systém uloží pouze nevalidní záznamy do nového souboru se stejnými sloupci. Nevalidní buňky podbarví červeně a doplní je o komentář s popisem chyby:
U nevalidních záznamů jsou uvedeny popisy chyb také v novém posledním sloupci.
Systém tento soubor zpřístupní ke stažení v seznamu stavů zpracování nahraných souborů u daného záznamu pomocí tlačítka Stáhnout soubor 
.
Uživatel může chyby opravit přímo v tomto souboru a pokusit se o nový import dat.
Systém u každého importovaného dokladu nastaví:
- Referenční číslo navázaného dokladu = Pořadové číslo dokladu
- Způsob založení = "Ručně vloženo"
Systém u každého importovaného finančního zdroje nastaví:
- Způsob založení = "Ručně vloženo"